Membuat Letter and Mailing di Word 2003

Untuk membuat undangan atau surat dengan nama dan alamat yang berbeda, kita dapat menggunakan fasiitas yang ada dalam Microsoft Word yaitu pada Mail Merge.

Berikut cara penggunaannya:


1.Buka Microsoft Word, kemudian tulis surat yang akan dibuat.
2.Lalu klik menu Tools | Letters and Mailings | Mail Merge Wizard.
3.Pilih tipe dokumen, Letters, lalu pilih Next starting document.
4.Karena sudah menulis surat, maka kita dapat memilih Use the Current Document lalu Select Recipient.
5.Untuk membuat daftar nama dan alamat penerima, pilih type a new list, lalu kilik Create.
6.Lalu muncul New Address List, kemudian kita tinggal menulis data penerima surat. Untuk membuat entri data baru, kilik tombol New Entry. Untuk menghapus, klik Delete Entry. Untuk mencari, klik Find Entry. Untuk mengurutkan field yang kita kehendaki, klik Filter and Sort. Jika anda ingin mengurangi atau menambah field entry, klik Customize.
7.Setelah itu klik Close, kemudian anda diminta mengisi nama file database dan ketika sudah selesai proses penyimpanannya, anda akan diminta mereview lagi daftar penerima anda, apabila centang dihilangkan maka nama tersebut tidak akan masuk dalam daftar (meskipun namanya tetap ada di database).
8.Jika review sudah selesai, klik OK, lalu akan muncul toolbar Mail Merge. Jika tidak muncul menu Toolbar, maka klik menu Tool lalu Letters and Mailings, kemudian Show Mail Merge Toolbar.
9.Untuk memasukkan field-field dari database kita ke dokumen yang sudah ada, klik Insert, Merge Field, di Mail Merge Toolbar lalu pilih field mana yang ingin anda masukkan.
10.sehingga dokumen anda terlihat seperti ini :
Kepada Yth.
<<> <>
<>
<>_<>
11.Untuk memperlihatkan data dari field-field yang sudah tertempel di dokumen, tekan tombol di Mail Merge Toolbar dan untuk menavigasi data-data anda, klik panah kanan dan kiri di Toolbar yang sama.
12.Lalu data anda akan terlihat :
Kepada Yth.
Bapak fakhrurrazy
Jalan laksana No.4 laksana
Banda Aceh
13.Untuk mencetak, gunakan tombol Print di Mail Merge Toolbar. Jika anda menggunakan tombol Print yang biasa kita gunakan, maka Word akan mencetak dokumen yang sedang dilihat saja dan tidak mencetak seluruh dokumen.
14.Anda akan dikonfirmasi Range Record yang akan dicetak. Jika ingin semua data dicetak, pilih All.